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电子文件销毁研究综述

文字:[大][中][小] 手机页面二维码 2019-3-8     浏览次数:    
  电子文件销毁研究综述
  摘要:电子文件销毁是电子文件全程管理的一个重要方面,却往往是最容易被忽视的一个环节。本文主要对国内学者关于电子文件销毁的基础理论和实践成果进行分析和概述,指出电子文件销毁研究的必要性,旨在引起国家和学界对该领域的重视,加大对电子文件销毁及其相关问题的研究力度,提升研究水平。
  关键词:电子文件;信息销毁;载体销毁
  研究背景

  第三次革命浪潮的到来带动了世界各国信息化进程的加速。计算机技术与网络通信技术被广泛应用于社会生产活动的各个领域,全社会对计算机的依赖程度越来越大。因而,在生产活动中产生的电子文件在世界范围内也呈现出飞速增长之势,逐渐成为记录人类活动的主要载体和信息资源的重要来源。当今世界,国家、组织间的主要斗争形式早已由武装战争演变成为一场场信息争夺战,因此,对失去现行和长期保存价值但又涉密的电子文件进行销毁,做好信息安全保护工作应成为社会关注的焦点。然而,处于信息安全防护最后一环的电子文件销毁工作却常常被忽视。

  电子文件销毁研究现状本人对三个期刊数据库(CNKI、重庆维普、万方)中有关电子文件方面的文献数量进行了统计,结果如下:
  从以上三个表格不难看出,自20世纪90年代以来,随着计算机和网络技术的日趋成熟,电子文件这一新兴事物开始受到人们的关注,特别是在最近10的年间,受到社会及公众的极大关注。其中,有关电子文件保存和利用方面的研究一直是该领域的研究重点。相比之下,有关电子文件的销毁问题一直到2000年后才开始有人研究,而且关注度很低,相关研究成果甚少。
  目前,国内学者主要从技术、制度管理等角度开展电子文件销毁的研究工作,因此,所形成的研究成果也主要集中在这几个方面。经查阅、整理相关的学术论文和资料,本人将从电子文件销毁的定义阐释、销毁技术、相关管理制度的制定等方面对学界就电子文件销毁的研究情况进行简要的概述和分析。
  电子文件销毁的概念及其内涵上海大学的金波和丁华东在《电子文件管理学》一书中指出,电子文件销毁是对电子文件处置的一个方面。在电子文件保管阶段需销毁的电子文件主要是保存期满,无保存价值的那部分电子文件。
  有学者将电子文件销毁划分为信息销毁与载体销毁两个方面;也有一部分学者认为电子文件的销毁可分为数据销毁与载体销毁两大部分。其中,信息销毁被定义为:将电子文件载体(介质)上记录的数据内容通过某种方式擦除。也有学者认为,电子文件的信息销毁是通过软件系统改变载体的状态,将电子文件数据从记录载体上彻底消除的一种方法。而百度百科中对数据销毁的定义是计算机或设备在弃置、转售或捐赠前必须将其中所有的数据彻底删除,使其无法复原,以免造成信息泄露,尤其是包含国家涉密数据的计算机或设备。从概念表述中可以看出,二者实质上所表达的是同一个意思,即,信息销毁(亦称数据销毁)是指,将失去利用和长期保存价值但又涉密的电子文件载体(介质)上记录的数据内容,通过某种科学方法擦除,使其无法复原,以避免信息的泄露。而载体销毁指的是将电子文件存储载体连同其上的记录数据通过某种方式灭失。由此可见,载体销毁工作包括了信息清除。
  统观现有的资料,可以找出信息清除和载体销毁的相关释义,但目前为止,学者们还未对电子文件销毁概念进行系统阐述,对电子文件销毁的理论研究尚未完善,这将不利于实际工作的开展。
  电子文件销毁技术电子文件销毁技术是电子文件销毁研究相对成熟的一个领域。目前,对电子文件销毁技术方法的研究多集中于计算机领域。
  电子文件销毁的种类很多,学者们从不同的角度对其进行划分。目前,主要有以下几种分类方法:
  (1)按载体来分,可分为磁性载体及其记录数据的销毁、电子半导体及其记录数据的销毁、光盘及其记录数据的销毁。(2)依据电子文件销毁对象的不同,可将其分为非涉密数据的清除和涉密数据的销毁两类。其中,涉密数据的销毁又分为绝密数据的销毁、机密数据的销毁、秘密数据的销毁和一般敏感数据的销毁等类别。(3)依据销毁方式的不同,可将电子文件销毁分为软销毁和硬销毁两种。数据软销毁又称逻辑销毁,即通过数据覆盖等软件方法销毁数据。数据覆写后的存储载体通常仍可循环使用。数据硬销毁则是通过理化方法直接销毁存储介质及其中的数据,它又可以分为物理销毁和化学销毁两种方式。物理销毁方法又可分为消磁,用熔炉焚化、熔炼,借助外力将介质粉碎,研磨磁盘表面等方法;化学销毁是采用化学药品腐蚀、溶解、活化、剥离磁盘等载体记录表面上的数据。软销毁适用于非密或密级要求不高的电子文件数据的清除或销毁,特别是当需要对某一具体文件进行销毁而其他文件不能破坏时。物理销毁一般只适用于保密要求较高的电子文件的销毁,而化学销毁方法只能由专业人员在通风良好的环境中进行。总之,针对不同的载体、对象和方式,数据销毁和载体销毁的要求及所采用的方法不同。一些文章甚至还涉及了电子文件销毁具体参数的研究。
  有关电子文件销毁技术的研究可谓深入细致,但另一方面,我们应该看到,这些研究成果大多出自计算机相关领域,很少有档案学者对信息销毁与载体销毁的技术进行探讨。由于电子文件的特殊性,档案学者应该从专业角度研究电子文件销毁技术,从目前所出现的数据销毁和载体销毁技术方法中选择合理有效的技术方法,同时,制定相应的技术标准对销毁行为进行规范,使之更为完善。
  电子文件销毁制度我国的电子文件销毁工作虽然起步较晚,但各级政府、金融机构及军队等已开始关注涉密载体的销毁。目前,国家已颁布实施了《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法、《国家秘密载体销毁管理规定》及其实施细则。国家保密局更是制定了涉及存储载体销毁的行业标准BMB21-2007《涉及国家秘密的载体销毁与信息清除安全保密要求》,该标准规定了涉密载体销毁和信息消除的等级、实施方法、技术指标以及相应的安全保密管理要求,适用于涉密单位、保密工作部门授权的涉密载体销毁机构对涉密载体销毁和信息消除,以及涉密载体销毁设备和信息消除产品的研制、生产和检测。近年来,一些省市、机关单位和企业已陆续制定了有关电子文件销毁的制度规范。这些法规制度一般依据的是《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法、《国家秘密载体销毁管理规定》及其实施细则制定,内容涉及了负责销毁工作的责任人、销毁范围、销毁地点、销毁程序、销毁要求等。
  有学者建议,一套完善的销毁管理基本制度应包括以下几点:(1)由技术部门选择符合保密要求的专业销毁设备,指定专门人员进行管理;(2)载体销毁处理应履行批准、登记手续,并对介质拥有者、经办人、处理方式及最终去向等情况进行记录;(3)存储载体在故障维修、更换、淘汰、报废,及放置到安全风险不可控的环境之前,应进行载体销毁处理,尤其是硬盘在进行保修、报废前必须进行消磁处理;(4)存储载体使用人员及使用环境发生变化时应对相关信息进行清除,并建立分级信息清除机制,由部门落实部门范围内的介质信息清除工作,主管技术部门落实跨部门出现的介质信息清除工作以及单位重要介质信息的清除工作;(5)涉及国家秘密的信息载体,应该按照国家保密局的规范要求进行销毁,并根据可能发生的紧急情况制定相应预案,确保在发生紧急情况时,能够快速有效的对涉密载体进行销毁;(6)建立健全定期监督检查机制,由主管部门对信息销毁工作进行定期评估。
  对照上述条件,现有的各种涉密载体销毁管理制度基本能达到要求,但也存在一些问题。首先,现有的各级各类电子文件销毁制度只是笼统地将需要销毁的电子文件称为涉密载体或信息,而没有对其按密级进行细分,而不同密级的电子文件销毁时所应达到的要求和所采用的销毁方法是不同的。其次,这些制度中罕有涉及对电子文件监销行为的要求,而建立监销制度是电子文件销毁制度中不可或缺的组成部分。再次,如前所述,一套完整的电子文件销毁管理制度应包括后续的定期监督检查和评估工作,而这些制度中都缺乏这方面的规定。此外,一些由国家颁布的秘密载体销毁管理规定和行业标准很难获取,这将会影响各地方政府及企事业单位、各行业的电子文件销毁制度制定工作。
  虽然我国的电子文件销毁制度建设取得了一定的成绩,但是我们应该看到,真正能按制度规定履行销毁行为的单位和部门甚少,这一问题应引起社会的关注。因此,如何制定出一套切实可行销毁管理制度是值得学界深入探讨的课题。
  结束语电子文件销毁工作是保证信息安全的最后一道关卡,起到“守门员”的关键作用。但是,由上述的研究状况分析可知,目前为止,学术研究领域特别是档案学领域对其的关注度还很低,所取得的研究成果也远远落后于电子文件的其他研究方向。随着信息化进程的日益加速,在这一过程中产生的电子文件数量正呈现膨胀趋势,如不及时进行合理销毁,势必造成信息冗余甚至庞大的信息垃圾,加大敏感、涉密信息泄露的风险。

  我国的电子文件销毁工作正处于起步阶段,随着信息技术的飞速发展,人们逐渐意识到技术和管理是保证信息安全的两个方面,解决信息安全问题不仅需要技术支持,更需要有效的管理。但是,学界对于从信息安全管理角度建立电子文件信息消除与载体销毁管理机制的研究却较为薄弱。如何提升电子文件销毁的理论研究水平,制定出合理有效的电子文件销毁管理制度和法规标准,尽快建构起完善的信息销毁与载体销毁管理机制是今后档案学者及相关领域研究人员应重点解决的问题。


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